Faktury KSeF dla szkół: wystawiane z inFakt i rozliczane bez przepisywania
VerseLMS tworzy płatności kursantów z planu rat, a podpięte konto inFakt wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Gdy faktura zostanie zapłacona, płatność sama oznacza się jako opłacona.
Płatności
Plan rat ustawiony raz, płatności dla każdego kursanta
Schemat płatności określa cenę, walutę, częstotliwość i plan rat. Przypisujesz go do kursu, a płatności powstają przy zapisie: nikt nie musi pamiętać o dopisaniu nowego kursanta do rozliczeń.
Każdy schemat pokazuje, w których kursach jest używany. Plan schematu używanego w kursie jest zablokowany, więc trwające rozliczenia się nie zmienią, a Duplikuj tworzy z niego nowy schemat do zmiany.
- Trzy tryby przypisania: wybrani kursanci, wszyscy zapisani albo tylko ci bez płatności; dwa ostatnie obejmują też kursantów zapisanych później.
- Płatności doraźne za opłaty jednorazowe oraz edycja i usuwanie pojedynczych rat.
- Wyłączenia z rozliczeń jednym kliknięciem, z podaniem powodu: stypendyści, dzieci pracowników, kursanci próbni.
- Kursant widzi swoje saldo i raty w aplikacji, a powiadomienia potwierdzają wpłatę i przypominają o zaległości.
inFakt i KSeF
Faktura wystawia się sama, a do KSeF trafia automatycznie
Każda szkoła podpina własne konto inFakt i sprawdza połączenie z panelu administratora. Faktura powstaje na ustaloną liczbę dni przed terminem płatności, z linkiem do szybkiej płatności, i trafia do kursanta mailem prosto z inFaktu, we właściwym języku.
Wysyłkę do KSeF szkoła ustawia sama: wyłączona, tylko faktury B2B albo wszystkie.
- Stawka VAT i podstawa zwolnienia ustawiane dla szkoły, a konta bankowe pobierane z inFaktu.
- Faktura do płatności opłaconej ręcznie, na przykład gotówką w sekretariacie, jednym kliknięciem i bez zbędnego linku do płatności.
- Klucze API inFaktu trzymane w AWS Secrets Manager, nigdy w bazie danych.
Rozliczenia
Wpłaty rozliczone bez porównywania wyciągów
System odpytuje inFakt i oznacza płatność jako opłaconą, gdy faktura zostanie zapłacona. Administracja przestaje ręcznie porównywać wyciągi bankowe.
Przy każdej fakturze widać pełny dziennik: wystawienie, link do płatności, e-mail, KSeF i rozliczenie. Jeśli któryś krok się nie uda, widać powód błędu.
- Pasek „N płatności ma błędy w inFakt” i filtr listy płatności prowadzą prosto do płatności, które wymagają uwagi.
- Automatyczne ponawianie oraz ręczne „ponów ten krok”.
- Faktura zatrzymana przez niepełny adres kursanta ponowi się sama, gdy adres zostanie uzupełniony.
- Statystyki finansowe: wpłaty, kwoty do zapłaty i zaległe, w okresie wybranym przez administratora.
Jak to działa
Od zapisu kursanta do rozliczonej wpłaty, bez ręcznego przepisywania.
Ustawiasz schemat płatności
Cena, częstotliwość i plan rat raz, przypisane do kursu.
inFakt wystawia fakturę
Przed terminem płatności, z linkiem do płatności, mailem do kursanta i do KSeF według ustawień szkoły.
Wpłata rozlicza się sama
Gdy faktura zostanie zapłacona, płatność oznacza się jako opłacona.
Częste pytania
O fakturach i KSeF w VerseLMS.
Czy VerseLMS wysyła faktury do KSeF?
Tak, przez inFakt. Każda szkoła podpina własne konto inFakt, które wystawia faktury i wysyła je do KSeF. Zakres wysyłki ustawiasz dla szkoły: wyłączona, tylko B2B albo wszystko.
Fakturuję w innym systemie księgowym. Co wtedy?
Dziś VerseLMS wystawia faktury przez inFakt. Jeśli Twoja szkoła fakturuje w innym systemie, napisz do nas i opisz, jak pracujecie.
Moja szkoła korzysta ze zwolnienia z VAT. Czy to ustawię?
Tak. Stawkę VAT i podstawę zwolnienia ustawiasz dla szkoły. Które faktury musisz wysyłać do KSeF i od kiedy, sprawdź z księgowym: ustawienie wysyłki dopasujesz do jego decyzji.
Co, jeśli kursant zapłaci gotówką?
Oznaczasz płatność jako opłaconą jednym kliknięciem, z możliwością cofnięcia, i wystawiasz do niej fakturę, bez zbędnego linku do płatności.
Porozmawiajmy o Twojej szkole
Napisz do nas: przygotujemy cennik dla Twojej placówki i pokażemy VerseLMS na prezentacji.
Masz pomysł na funkcję? Rozwijamy VerseLMS co tydzień: zgłoś pomysł.